Secara singkat, Business Intelligence atau lebih sering disingkat BI (dibaca : bi - ai) adalah Seperangkat solusi sistem informasi yang dapat menuntun kepada percepatan pengambilan keputusan dalam tingkat akurasi yang tinggi (valid).
Apa itu BI? Business Intelligence Software (BI) secara singkat juga dikenal sebagai dashboard. Ini karena secara umum BI berfungsi seperti halnya dashboard pada kendaraan. BI memberikan metrik (ukuran-ukuran) yang menentukan performa kendaraan (organisasi). BI juga memberikan informasi kondisi internal, seperti halnya suhu pada kendaraan. Dan BI juga memberikan sinyal-sinyal pada pengemudi bila terjadi kesalahan pada kendaraan, seperti bila bensin akan habis pada kendaraan. Semuanya berguna bagi pengemudi agar mampu mengendalikan kendaraannya dengan lebih baik dan mampu membuat keputusan yang tepat dengan lebih cepat.
Pada prakteknya, BI akan berfungsi sebagai analis, penghitung score card, sekaligus memberikan rekomendasi pada user terhadap tindakan yang sebaiknya diambil. Dengan menjalankan fungsi dashboard, user BI akan mengenali potensi ketidakberesan pada perusahaan sekaligus dengan penyebabnya sebelum hal tersebut berkembang menjadi masalah yang besar.
BI akan berfungsi memberikan advance alarm, memberikan informasi trend dan melakukan benchmark. Jadi kenapa perusahaan harus mengadopsi dashboard?
Ada 7 keunggulan utama BI yang akan memberikan value bagi perusahaan:
1. Konsolidasi informasi
Dengan BI dijalankan di dalam perusahaan, data akan diolah dalam satu platform dan disebarkan dalam bentuk informasi yang berguna (meaningful) keseluruh organisasi. Dengan ketiadaan information assymmetry, kolaborasi dankonsolidasi di dalam perusahaan dapat diperkuat. Dengan konsolidasi, maka dapat dimungkinkan pembuatan cross-functional dan corporate-wide reports. Meskipun harus diakui, benefit ini juga mampu disediakan oleh software ERP.
2. In-depth reporting
Software Business Process Management (BPM) memang mampu memberikan report dan analisis, namun cukup sederhana dan hanya bertolak pada kondisi intern. Sedangkan BI mampu menyediakan informasi untuk isu-isu bisnis yang lebih besar pada level strategis.
3. Customized Graphic User Interface (GUI)
Beberapa ERP memang berusaha membuat tampilan GUI yang user friendly, namunBI melangkah lebih jauh dengan menyediakan fasilitas kustomisasi GUI. Sehingga tampilan GUI jauh dari kesan teknis dan memberikan view of business sesuai dengan keinginan masing-masing user.
4. Sedikit masalah teknis Ini
karena -pertama- sifatnya yang user friendly meminimasi kemungkinan operating error dari user, dan -kedua- BI hanya merupakan software pada layer teratas (information processing) dan bukan business process management.
5. Biaya pengadaan rendah
Karena BI hanya software yang bekerja pada layer teratas dari pengolahan informasi, harga software-nya tidak semahal ERP. Biaya pengadaannya pun menjadi lebih murah dibandingkan ERP.
6. Flexible databank
BI membuka kemungkinan untuk berkolaborasi dengan ERP sebagai pemasok data bank yang akan diolah menjadi reports dan scorecard, namun BI juga dapat bekerja dari data bank yang dibuat terpisah. BI pun menjadi terbuka untuk digunakan oleh analis profesional dan peneliti, yang data olahannya bersifat sekunder.
7. Responsiveness
Sifat dashboard (BI) lain yang tidak dimiliki oleh ERP adalah dalam hal kecepatan (responsiveness). Misalnya pada penghitungan service level sebagai salah satu Key Performance Indicator (KPI). Fungsi dashboard akan memberikan peringatan kepada user sebelum batas bawah dalam service level (lower limit) terlampaui. Akibatnya masalah bisa ditangani sebelum benar-benar muncul kepermukaan. Salah satu contoh pada industri kesehatan, penggunaan BI berjasa mencegah penyebaran suatu penyakit/wabah secara luas (outbreak). Nama-nama vendor BI memang masih asing di Indonesia. Beberapa nama yang terkemuka antara lain Business Object, Cognos, Hyperion, MicroStrategy, SAS dan Bowstreet.
Di Amerika Utara dan Eropa, saat ini kustomer BI telah tersebar luas pada sektor industri-industri terbesar seperti bank, airline, energi, elektronik, kesehatan, agrikultur. Vendor-vendor BI juga telah berkolaborasi dengan vendor-vendor Supply-Chain, Operating System (Windows, Unix, Linux), dan software BPM seperti SAP, Oracle, IBM dan EMC. Kolaborasi ini menyebabkan kustomer yang mengimplementasikan BI tidak memiliki kesulitan dalam hal integrasi dengan sistem yang selama ini ada di organisasi mereka.
Bagaimana trend ke depan? Bila di Indonesia dashboard masih barang yang baru, di Amerika dan Eropa saat ini timbul kecenderungan pengguna BI turun dari level eksekutif ke level office worker. Penggunaan BI pun meluas, dari yang semula hanya ditujukan pada top-level decision-maker ternyata pada prakteknya sangat bermanfaat juga bagi daily decision-maker. Ini karena dashboard dengan setting metrik yang tepat bisa mengurangi waktu siklus pengolahan informasi dan pada akhirnya meningkatkan efektivitas karyawan dalam pengambilan keputusan.
Bagaimana dengan ukuran industri? Sebagaimana data terakhir pada pertengahan 2005 menunjukkan, 60% perusahaan AS yang berpendapatan di atas $100 juta telah mengimplementasi BI. 40% sisanya berencana implementasi sebelum 2006 berakhir.
Sekilas Gambar BI :
Uraian gambar :
Point 1. Source system
Point 2. ETL/ ELT
Point 3. Staging
Point 4. DataWarehouse
Point 5. Olap Cube
Point 6. Reporting tools
Penjelasan Uraian Gambar :
1. Source System
Bagian asal-muasal dimana sumber data untuk Data warehouse, bagian ini akan menentukan kualitas dari datawarehouse, karena jika sumber datanya kotor atau tidak akurat maka datawarehouse sendiri juga tidak akurat. (garbage in, garbage out). Sumber data bisa dalam bentuk database, text file, excel, dan struktur file yang bisa teridentifikasi atributnya.
2. ETL/ ELT ( Extract Transform Load/ Extract Load Transform )
Bagian ini bertugas untuk menarik data dari Source System dan menerjemahkan ke dalam struktur yang seragam. Design bagian ini biasanya memakan waktu yang lama, kemungkinan besar 70%-80% durasi proyek tersita oleh bagian ini.
3. Staging
Area ini adalah tempat penampungan sementara, analoginya seperti ini, sebuah gudang pabrik spare part mobil memiliki area dan rak yang terstruktur, bilamana ada barang yang baru sampai di gudang, maka bagian pergudangan akan pengecekan terhadap kuantitas dan kualitas barang, kemudian menyortir barang tersebut untuk ditempatkan ke area dan rak yang sudah diatur.
Sebelum data di-insert ke datawarehouse, harus diadakan proses validitas, cleansing, filter di staging, sehingga data yang dimasukkan ke datawarehouse menjadi valid dan bersih.
4. Data Warehouse
Area yang merupakan gudang dari data, struktur data di sini sudah dibuat/ di-optimisasi supaya bisa menangani permintaan data lebih cepat dibandingkan struktur data dari Source System. Biasanya strukturnya terdiri dari Fact table dan Dimension table, dan data dibuat se-detil mungkin ( row per row ), supaya bisa lebih fleksibel analisanya.
5. Olap Cube
Bagian ini cukup dideskripsikan dengan satu kata, yaitu agregat. Kenapa harus diagregat ? Karena biasanya seorang analis memerlukan analisa yang cepat dan dari berbagai perspektif, maka diperlukan sebuah mekanisme atau struktur data yang bisa di-agregat. Struktur ini biasanya dinamakan OLAP cube.
6. Reporting Tools
Yang terakhir adalah presentation layer-nya, bagian ini adalah tools yang digunakan oleh user atau analis bisnis untuk berinteraksi dengan Datawarehouse maupun Olap Cube. Contoh tools yang ada dipasaran yaitu Microsoft Office, Microsoft Performance Point, Pentaho BI, IBM Cognos BI, SPSS, Hyperion, etc. ( silakan googling deh, soalnya banyak hehe...)
Dengan adanya BI, diharapkan user bisnis memiliki keleluasaan dalam hal reporting, analisa dan monitoring. BI adalah project bisnis, sehingga dalam implementasinya yang menjadi project owner seharusnya datang dari departemen bisnis bukan IT.
